La parte fundamental del sistema Q-MATIC se inicia caundo el cliente toma un boleto. La impresora de boletos genera un boleto alfanumérico que puede ser diseñado para incluir un saludo de bienvenida, tiempo estimado de espera, publicidad y cualquier otra información.

El boleto es generado específicamente para cada servicio que cada cliente desea realizar. Una impresora de boletos puede generar boletos para uno a diez servicios diferentes. Los clientes pueden entonces sentarse cómodamente en una sala de espera hasta ser llamados.

Diversos dispositivos para auto-servicio como lectores magnéticos de tarjetas y pedestales con touch screens, pueden ser integrados a las impresoras de boletos para seleccionar diferentes categorías de servicio.

Q-WIN guarda información sobre el número de clientes que se encuentra esperando en cada categoría de servicio en cada ventanilla de atención y en cada sucursal. Los Gerentes pueden monitorear esta información para tomar decisiones de ajuste al personal o a las categorías.